Timeboxing : nos astuces pour mieux organiser votre travail

Vous avez envie d'optimiser votre temps de travail ? Vous avez remarqué que certaines tâches étaient similaires dans vos projets et vous aimeriez les regrouper pour vous faciliter la vie ?

Pour cela, la technique du timeboxing va vous aider dans votre gestion du temps et organisation de vos missions.

Vous allez pouvoir gagner en efficacité sur la durée et ne pourrez plus vous en passer. Découvrez dans cet article nos astuces.

Qu'est-ce que le Timeboxing ?

Timeboxing vient de l'anglais qui se traduit par la gestion de son temps par blocs. C'est un processus utilisé en gestion de projet, cadré par des outils facilitant sa mise en place.

Souvent utilisé à la base par les méthodes dites agiles et notamment dans le développement logiciel, le Timeboxing permet d'organiser ses journées en respectant des deadlines. Chaque tâche similaire est pour cela regroupée en un seul bloc, auquel est attitré un timing à respecter. Difficile de ne pas réaliser vos missions à temps.

L'objectif est de respecter la durée définie au maximum dans un souci de productivité et de réussite de projets.

Chronométrer ses tâches, quels avantages et quels inconvénients ?

Le timeboxing, ça fait un peu rêver en management. On s'imagine pouvoir révolutionner la gestion de son temps et devenir la meilleure entreprise de l'année grâce à cette technique.

Il est bien vrai que cette nouvelle approche d'organisation de travail en blocs, à de nombreuses raisons qui ont de quoi vous faire succomber. Vous pouvez mieux comprendre là où vous voulez aller, arrêter de procrastiner ainsi que gagner en productivité et en motivation. Que demander de plus.

Toutefois, un inconvénient ressort, on vous explique tout.

5 avantages du timeboxing

Contrôler sa procrastination

Parce qu'on a tous déjà dit un jour "bon, ça va j'ai le temps, et j'ai un peu la flemme, je le ferai demain" et que finalement, on ne l'a jamais fait…

Repousser les tâches à plus tard, ce n'est pas la meilleure des choses à faire. Quand on met les pieds dedans autant y aller jusqu’au bout et ne pas reporter à demain ce qu'on doit faire aujourd’hui sous prétexte que ce n'est pas le bon moment. Vous finirez par vous trainer ces petites tâches qui s'accumuleront, et vous serez obligé d'y consacrer un temps monstrueux pour toutes les réaliser.

En y détaillant vos différentes missions dans vos blocs et en y accordant une durée à respecter, il sera difficile de sauter une étape et de passer à la suivante.

Cependant, il est important de savoir prioriser ses tâches. Parfois la procrastination ne provient pas de la fainéantise, mais simplement du fait que certaines choses sont plus importantes que d'autres et doivent passer au premier plan. Il faut apprendre à faire la part des choses.

Gagner en productivité

La gestion de votre temps vous fera gagner en productivité. En vous challengeant avec les deadlines attribuées pour un sprint divisé en sous-tâches, cela vous boostera.

En effet, l'un des objectifs de cette méthode est de mieux vous organiser et de rendre votre planification de missions plus simple. En y créant un challenge de temps, vous et votre équipe aurez envie de le réussir et mettrez les bouchés doubles pour effectuer rapidement vos blocs de missions. Cela vous rendra plus efficace dans leur réalisation.

En y réfléchissant, vous n'avez jamais remarqué que lorsque vous aviez la journée pour faire une chose, vous commenciez lentement et qu'une fois arrivé au terme de cette journée, vous deveniez beaucoup plus productif ? C'est normal parce qu'on se dit qu'on a du temps devant nous. On n'est pas pressé et on est à la traine. Alors qu'avec un chronomètre instauré, vous atteindrez vos objectifs bien plus vite.

Avoir une vision plus globale sur son travail

Installer cette fameuse technique de gestion sur un de vos sprints, va vous permettre de voir en avance les différentes tâches que vous allez devoir accomplir. En un clin d'œil, vous aurez une vision globale et synthétique. Vous saurez rapidement où vous en êtes et ce qu'il vous reste à faire.

Faire pour faire

S'il y a bien un inconvénient de cette technique qu'on pourrait citer, c'est ce syndrome de cocher les cases pour cocher les cases.

Parfois, on n'a qu'une envie, c’est de finir le plus vite possible pour être débarrassé et respecter le temps imparti. Il faut faire attention à ne pas bâcler le travail au risque de devoir le recommencer et de perdre encore plus de temps.

Il est aussi important de ne pas être frustré si jamais vous ne respectez pas à la minute près vos deadlines, ça arrive. Il peut y avoir des imprévus et il faut faire avec.

Le principal, c'est de réussir à contourner les obstacles, d'oser demander de l'aide et d'en parler à son équipe et ses supérieurs. Si vous êtes en retard sur une tâche, ça affectera forcément le reste de votre équipe alors, communiquez. Vos collègues pourront surement vous aider et vous alléger.

7 étapes pour réussir son Timeboxing

Maintenant que vous en savez plus sur la méthode du Timeboxing, découvrez comment optimiser la réalisation de vos projets en blocs de missions.

Étape 1 : Créer son agenda

Le principe est simple. Pour cette première étape, vous devez créer le calendrier de votre sprint. Vous devez ajouter chaque tache de travail dans l'ordre. Ici on parle de projet, mais si vous avez des tâches quotidiennes récurrentes, c'est la même chose. Une fois que vous avez déterminé toutes vos missions, placez-les dans le temps comme dans un agenda.

Étape 2 : Regrouper les tâches qui se ressemblent

La seconde étape va vous permettre de regrouper vos tâches en sous-catégories. Souvent, les tâches sont liées dans un projet et se ressemblent. Regroupez-les les unes à côté des autres pour pouvoir les effectuer à la suite.

Vous gagnerez du temps à faire ses tâches simultanément. Cela vous évitera de revenir plus tard sur la même activité.

Étape 3 : Estimer le temps

Après avoir déterminé vos tâches et les avoir regroupés ensemble, estimez le temps de chacune d'entre elles. Ne soyez pas strict, soyez honnête avec vous-mêmes.

Pour une première, voyez large et analysez si vous arrivez à respecter le timing imposé ou non. Pour les prochaines fois, vous pourrez faire des modifications avec vos équipes de travail.

Étape 4 : Retirer toutes sources de distractions

Pour réussir votre timeboxing, vous devez impérativement éliminer toutes sources de distraction. Evitez de parler aux collègues et de vous faire divertir par eux. Ne prenez pas trop de pauses café, limitez les discussions sur vos réseaux sociaux d'entreprise et mettez votre boîte mail en pause un instant.

Le concept est simple, réduisez toutes les activités de distraction. Vous devez être concentré un maximum pour augmenter votre efficacité et réussir vos projets avec vos équipes.

Étape 5 : Se chronométrer et respecter le temps définit

Dans cette cinquième étape, vous passez à l'action. Commencez votre première tâche et chronométrez-vous. Mettez tout en œuvre pour vous maintenir à votre timing imposé par activité.

Étape 6 : Prendre une pause

Il est nécessaire de prendre du repos entre chaque bloc de tâches. Comme vous êtes concentré, vous travaillez plus rapidement et êtes plus productif, votre cerveau a donc besoin de repos et de faire le vide. C'est le moment d'aller prendre un café avec vos collègues. Détendez-vous 10 minutes, vous reprendrez votre activité après.

Étape 7 : Analyse, le temps estimé a-t-il été dépassé ?

Une fois votre sprint fini, prenez un peu de temps et consacrez-le à l'analyse de votre timeboxing. Ayez une approche critique. Posez-vous différentes questions avec les membres des projets. Avez-vous passé plus de temps sur certaines missions ? Moins de temps sur d'autres ? Quelles en sont les raisons ? Est-il possible de faire mieux la prochaine fois ? Votre objectif a-t-il été atteint ?

Notez les réponses à ces questions et servez-vous-en pour le développement de vos futures activités.

Le timeboxing est ses outils

Désormais, vous savez ce qu'est le principe du timeboxing et comment le mettre en place pour réussir le développement de vos activités.

Une autre chose importante, est d'en connaître les outils qui vont vous permettre de chronométrer votre temps et d'organiser chaque tâche.

La conception de son timeboxing avec Monday

Monday, est un outil de gestion, vous pouvez organiser chaque tâche, réussir vos projets ainsi que vous chronométrer.

C'est un outil idéal pour créer votre timeboxing simplement. Voici comment organiser votre timeboxing avec Monday :

• Une fois votre compte Monday créé, vous avez la possibilité d'inviter les différents membres de votre équipe à rejoindre votre surface de travail collaborative ;

L'outil est assez simple à comprendre et de nombreuses ressources sont disponibles si jamais vous êtes bloqué.

• Dès lorsque vous arrivez sur votre tableau de bord, vous pouvez sélectionner votre vu. La vue par défaut est utile dans le processus du timeboxing, car vous pouvez voir facilement vos missions et vos priorités ;
• Vous pouvez partir sur la base déjà présente sur l'interface ;
• Renommez simplement le titre par le nom du sprint ;
• Définissez les actions dans chacune des cases, les unes en dessous des autres ;
• Vous avez la possibilité de détailler sous forme de sous-tâches votre tâche principale ;
• Ajoutez-y une colonne avec l'option chronomètre ;
• Assignez les personnes à chacune des missions ;
• Pour assurer le suivi de chaque tâche, créez une colonne qui vous permettra de modifier le statut de la tâche. Cela doit vous permettre de savoir si une tâche est en cours, si vous êtes bloqué ou si elle est terminée ;
• Attention n'oubliez pas d'arrêter le chronomètre.

Monday

‍

Mettre en place son timeboxing avec Timely de Memory

Timely est l'outil appartenant à Memory qui est spécialement conçu pour gérer son temps au travail. Son principal objectif est de réussir la création de Timeboxing.

Avec Timely, vous pouvez créer votre agenda en ligne en observant rapidement vos priorités. Vous avez la possibilité de créer plusieurs missions par jour, de choisir leurs horaires, leurs catégories et d'y ajouter un chronomètre.

En un clic, vous pourrez apercevoir chaque tâche que vous avez à faire, celles qui sont en cours, et celles qui sont terminées.

N'hésitez pas à vous balader d'onglet en onglet. Timely propose de nombreuses vues différentes pour suivre l'avancé de vos activités. Voici quelques conseils :

• Pour rester concentré sur vos tâches du jour, utilisez la vue par jour, ou par semaine au maximum. Inutile de voir trop loin pour le moment et de se rajouter du souci. Pour cela, vous pouvez aller dans l'onglet "Hours" et sélectionner le filtre en haut à gauche "Day" ou "week" ;
• Si vous souhaitez prendre du recul sur votre avancé, optez pour la vision par semaine, ou par mois dans l'onglet "Hours".
• Un conseil, en qualité de manager, vous pouvez avoir une vision globale est simplifié de l'avancée des projets en cliquant sur l'onglet "project". Vous aurez accès ici à leur avancée en pourcentage.

Timely

‍

Notion pour organiser ses tâches

Notion est un excellent outil de gestion pour votre projet. Son avantage, c'est que vous pouvez tout faire, ou presque.

Il y a une infinité de choses que vous pouvez créer avec Notion. Vous pouvez réaliser des tableaux, des modèles, des check-lists, bref tout ce dont vous avez besoin pour réussir à organiser votre travail.

Voici une petite idée pour gérer vos activités :

• Créer une nouvelle page
• Insérer un calendrier  où vous allez pouvoir regrouper vos missions, les personnes qui s'en chargent, les deadlines, la difficulté de la mission par exemple, et le temps accordé pour chacune d'elle
• Ajoutez en complément, pour diversifier les vues, ajouter des vues. Choisissez une première vu où vous aurez vos tâches et la possibilité de les checker (la table View). Ce sera plus simple pour vous de vous y retrouver
• Filtrer vos tâches affichées, par exemple, uniquement celle du jour. Celles qui ne sont pas réalisées et celle qui vous concerne

Notion

En installant cette méthode de gestion de votre temps dans votre domaine d'activité, vous deviendrez plus productif et réaliserez des projets plus rapidement qu'avant. Il suffit de segmenter votre projet en mission, de regrouper celles qui sont similaires dans des blocs de travail, d'estimer le temps alloué par chacune de vos missions et de vous chronométrer.

N'hésitez pas à choisir le bon outil de planification pour vous aider dans le développement de vos sprints.

‍

Questions fréquentes sur le TimeBoxing

Cette méthode vous intéresse et vous vous posez d'autres questions pour savoir si elle pourrait correspondre à votre entreprise ? On répond à vos questions ici.

Comment utiliser le Timeboxing en qualité de manager lors de réunions ?

Le timeboxing peut être très intéressant à utiliser lors de réunions d'équipe pour pouvoir rythmer ces dernières. Vous pouvez organiser sous forme de blocs, les différents sujets que vous aimeriez aborder ainsi que de choisir le temps que vous souhaitiez y accorder.

N'oubliez pas d'accorder quelques minutes supplémentaires pour les échanges et les questions qui surviendront forcément par la suite.

C'est un bon moyen d'organiser vos réunions, de les rendre utiles, pratiques, et de faire en sorte qu'elles ne s'éternisent pas. Grâce au timeboxing, vos réunions seront plus perspicaces et leur durée sera plus courte.

La gestion du temps de ses tâches en équipe

Vous pouvez grâce au timeboxing gérer vos sprints en équipe. Cela est souvent possible à l'aide de nombreux logiciels existant sur le marché.

Avec ces outils, vous pouvez ajouter une colonne équipe, pour attribuer chaque mission à une ou plusieurs personnes.

L'une des raisons d’instaurer la méthode du timeboxing en équipe, c'est de pouvoir voir en temps et en heures les missions de chacun et leur avancement. Vous gagnerez plus de temps, car vous n'aurez pas à demander à vos équipes où elles en sont.

Le timeboxing est-il applicable pour tous les métiers ?

Le timeboxing bien qu'il soit utile et que chacun est envie d'améliorer la gestion de son temps de travail, ne peut cependant pas être applicable à tous les corps de métiers.

Dans certains métiers, il n'y a aucune routine, les imprévus surviennent à tout moment, et parfois, aucun sprint n'a besoin d'être programmé.

Le timeboxing est très pratique dans le cas où vous auriez des tâches bien définies pour un projet, et que vous pouvez avoir une bonne estimation de la durée à y accorder.

‍